مکالمه تلفنی بخش بزرگی از زندگی روزمره ما را تشکیل می‌دهند. اگر تصمیم به ارتباط با افراد انگلیسی زبان دارید، باید در مکالمه تلفنی زبان انگلیسی مهارت داشته باشید. این مهارت با یادگیری اصطلاحات و عبارات مخصوص در زمان مکالمه بدست می‌آید. معمولا مکالمات تلفنی شامل چند بخش ابتدایی یا احوالپرسی، صحبت‌های اصلی و پایانی هستند. برای هر کدام از این بخش‌ها عباراتی در نظر گرفته می‌شود که می‌توانند رسمی یا غیر رسمی باشند. برای افزایش مهارت در مکالمه تلفنی انگلیسی، با ما همراه باشید تا تمامی اصطلاحات را بررسی کنیم.
درخواست مکالمات تلفنی به زبان انگلیسی
گاهی اوقات ممکن است هنگام مکالمات خود نیاز به درخواست کردن چیزی یا اطلاعاتی را داشته باشید که دانستن اصطلاحات خاص آنها برای شما ضروری است. در ادامه به برخی از آنها اشاره می‌کنیم:
درخواست و پرسیدن چه کسی پشت خط است
در برخی مواقع نیاز دارید بفهمید مخاطب شما چه کسی است و چه فردی با شما تماس گرفته است. در این صورت می‌توانید این سوالات را از او بپرسید:
| ببخشید، شما کی هستید؟ | Excuse me,who is this? |
| می‌توانم بپرسم چه کسی تماس گرفته است؟ | May (Can) I ask who is calling, please? |
درخواست شخص خاص در هنگام مکالمه
گاهی اوقات باید با شخص دیگری صحبت کنید. این امر به ویژه زمانی اتفاق می‌افتد که بخواهید با یک کسب و کار تلفنی تماس بگیرید. از این رو می‌توانید این عبارات و جملات را به کار ببرید:
| آیا می‌توانم شماره داخلی ۳۲۱ را داشته باشم؟ | Can I have extension 321? |
| آیا می‌توانم با … صحبت کنم؟ استفاده از May I معمولا رسمی‌تر تلقی می‌شود. | Could I speak to(May I…-is more formal)…? |
| آیا آرتور داخل یا در شرکت حضور دارد؟ | Is Arthur in? |
درخواست برای وصل‌کردن کسی
اگر شخصی تلفن را پاسخ می‌دهد، ممکن است از او بخواهید که شخص دیگری را صدا کند. به همین دلیل، استفاده از این جملات لازم خواهند بود:
| شما را به شخص موردنظر وصل می‌کنم. | I’ll put you through |
| آیا می‌توانید منتظر بمانید؟ | Can you hold the line? |
درخواست برای زمانی که کسی در دسترس نیست
از این عبارات می‌توانید زمانی استفاده کنید که شخص موردنظر در دسترس نباشد:
| متاسفم، در حال حاضر در دسترس نیست | I’m afraid … is not available at the moment |
| خظ مشغول است | The line is busy |
| آقای داخل یا در دسترس نیست. | Mr. … isn’t in |
مکالمات تجاری به زبان انگلیسی
امروزه بسیاری از افراد شبکه‌های اجتماعی و ایمیل را به تماس‌های تلفنی ترجیح می‌دهند، زیرا مکالمه طولانی هم خسته کننده بوده و هم زمان زیادی از افراد می‌گیرد. با این حال، بسیاری از مراودات کاری و تماس‌های تجاری باید با استفاده از مکالمات تلفنی انجام شوند. اگر با شرکای تجاری و کاری خود مکالماتی دارید، دقت کنید که عبارات و اصطلاحات خاصی باید در این زمینه استفاده شوند که بدین شرح هستند:
شروع تماس
لحن کل مکالمه با شروع تماس مشخص می‌شود. یک فرد برخورد حرفه‌ای به شما کمک می‌کند تا اولین تاثیرگذاری مثبت را ایجاد کنید. این امر زمانی بیشترین اهمیت را دارد که بخواهید با افراد جدید ارتباط برقرار کنید. برای این کار استفاده از عبارات زیر ضروری است:
- Good [morning/afternoon/evening]
- Hi [Name] , I hope you’re doing well. This is [Your Name].
- I’m calling about [topic]
پاسخ دادن به تماس
پاسخگویی حرفه‌ای به تماس‌های تلفنی برای شرکت‌ها و اشخاص مهم بسیار ضروری است. برای این کار می‌توانید از جملات زیر اسنفاده کنید:
- Your Name] speaking. How may I help you today?
- Good [morning/afternoon/evening] , this is […]. How can I help you?
- Hello, you’ve reached [Your Name]. What can I do for you?
تایید جزییات در تماس تلفنی
تکرار مسائل و جزییات در طول یک تماس تجاری از سوتفاهم های احتمالی جلوگیری می‌کند. همچنین به شما کمک می‌کند تا اعتماد طرف مقابل را به دست آورید:
- Can you verify the details of…?
- I wanted to update you on the progress of…
- There have been some developments regarding…
بایدها و نبایدها هنگام مکالمات تجاری
برای موفقیت در مکالمات تلفنی تجاری به زبان انگلیسی برخی از نکات باعث می‌شوند که مکالمه بهتری داشته باشید. در مقابل برخی دیگر از اقدامات ممکن است تجربه مکالمه شما را با شکست مواجه کنند. به همین دلیل، در ادامه این نکات را بررسی خواهیم کرد:
| بایدها | نبایدها |
| زمانی که تلفن زنگ می‌خورد باید با عبارات مثبت پاسخ داده و فردی که در طرف مقابل قرار دارد به طور کامل خود را معرفی نماید. | اگر در حال نوشیدن، خوردن یا آدامس جویدن هستید، هرگز به تلفن پاسخ ندهید. |
| با لحن واضح و با صدایی که نه خیلی بلند و نه خیلی کم است صحبت کنید. کلمات باید به قدری آهسته بیان و گفته شوند که افراد بتوانند آنچه که به آنها گفته می‌شود را درک کنند. | به لحن خود دقت کرده و در هنگامی که عصبانی هستید |
| مهارت‌های خوب گوش دادن را تمرین کنید. | هرگز سرفه، عطسه نکنید و گلوی خود را مستقیماً در قسمت دهانی هدست خود صاف نکنید. |
| همیشه موقعیتی را برای تشکر ایجاد کنید. | هنگام مکالمه غیر رسمی از کلمات رسمی استفاده نکنید. |
| در موقعیت‌های رسمی از کلمات رسمی استفاده کنید. | اگر با دو بار تماس شخص پاسخ نداد، بهتر است پیغام خود را با جملات مناسب بگذارید. |
| با عذرخواهی به پیغام‌های صندوق صوتی خود پاسخ دهید. | وقتی تماس گیرندگان در حال صحبت هستند، حرف آنها را قطع نکنید. |
آموزش مکالمه تلفنی انگلیسی به صورت مرحله به مرحله
اگر در سطح متوسطی از زبان انگلیسی قرار دارید، ممکن است مکالمه تلفی انگلیسی برایتان دشوار باشد. به همین دلیل، بهتر است با آموزش مکالمات تلفنی زبان انگلیسی تمامی مراحل مکالمه را به ترتیب بررسی کنیم:
- احوالپرسی: اولین چیزی که در هنگام شروع مکالمه نیاز دارید، سلام و احوالپرسی است. برلی این کار می‌توانید با جملات Good afternoon و Hello استفاده کنید.
- بیان دلیل تماس: اولین کاری که بعد از احوالپرسی انجام دهید، بیان دلیلی است که به خاطر آن تماس گرفته‌اید. برای این کار مستقیما اصل مطلب را بیان کنید تا تاثیرگذاری شما افزایش یابد. قبل از این امر معمولا مخاطب سوال Could I ask who’s calling, please? را از شما می‌پرسد که پس از پاسخ به آن می‌توانید علت تماس خود را مطرح کنید.
- گذاشتن پیغام: ممکن است شخص موردنظر شما در دسترس نباشد. به همین دلیل، شما می‌توانید در صورت پیغام گیر داشتن، پیام خود را بگذارید تا شخص موردنظر بعدا آن را بررسی کند. برای این کار می‌توانید از جملات Could you take a message for Mr Smith for me؟ یا Could you ask him to give me a call back, please? استفاده کنید.
- پایان دادن به تماس: تا این مرحله شما احوالپرسی و موضوع مکالمه خود را مطرح کرده‌اید و حال قصد دارید که به مکالمه پایان دهید. برای این کار می‌توانید از عبارت «Thank you so much for calling, it’s been lovely speaking to you. You have a wonderful day, speak to you soon, bye» یا «Thank you very much for your help, you’ve been great, have a wonderful day, goodbye» استفاده کنید.
نکات لازم هنگام شروع مکالمه تلفنی زبان انگلیسی
همیشه برقراری تماس برای افراد دشوار است و نمی‌توانید به خوبی با زبان انگلیسی مکالمه‌ی خود را به پایان برسانید، اما با دانستن نکات مختلف می‌توانید در مکالمه تلفنی انگلیسی مهارت کافی به دست آورید:
خودتان را به درستی معرفی کنید
مکالمات انگلیسی تقریبا به یک روش شروع می‌شوند. در ابتدا سلام داده و خود را معرفی کنید تا فرد مقابل شما بداند شما که هستید. اگر به تلفن پاسخ دادید و فرد مقابل خط خود را معرفی نکرد، لازم است که سوال «May I ask who’s calling please?» را بپرسید. گفتن این عبارات ساده را تمرین کنید تا در موقعیت مناسب بتوانید آنها را به کار ببرید. در نتیجه، اعتماد به نفس شما تا حد زیادی بالا خواهد رفت. وقتی قصد دارید یا یک شخص خاص صحبت کنید، بهتر است از «May» استفاده کنید تا مکالماتتان حالت مودبانه و رسمی به خود بگیرد.
نگه‌داشتن و وصل‌کردن تماس برای شخص دیگر
وقتی افراد در هنگام تماس به شما «Hold» می‌گویند منظورشان این است که فقط باید صبر کنید. وقتی می‌خواهند شماره شخصی که مایل به صحبت با او هستید وصل کنند، از اصطلاح «put you through» استفاده می‌کنند.
پیغام گذاشتن
اگر شخص موردنظر شما پاسخگوی تماس شما نبود، دوراه برای درست کردن آن دارید. می‌توانید از ویژگی پیغام صوتی استفاده کرده یا نزد شخصی دیگر یادداشتی به جای بگذارید. نگران تکرار کردن جملات خود یا طرف مقابل نباشد. ممکن است صدا ضعیف باشد یا طرف مقابل سریع‌تر از حد ممکن حرف بزند. حتی افراد بومی و نیتیو نیز برخی اوقات باید از افراد بخواهند که چیزهایی را تکرار کنند. قبل از این که از فرد این درخواست را داشته باشید می‌توانید جمله «؟Sorry, I’m having a little trouble hearing.Could you slow down a little» با این کار مخاطب متوجه درخواست شما شده و می‌توانید مکالمه را به شکل بهتری پیش ببرید.
موضوع مکالمه را یادداشت کنید
وقتی استرس دارید یا عصبانی هستید، ممکن است مطالبی که می‌خواهید پشت تلفن بگویید را به راحتی فراموش کنید. با یادداشت کردن نکات کلیدی که می‌خواهید در مکالمه آنها را بیان کنید، می‌توانید از این مشکل جلوگیری کنید. به یاد داشته باشید که اکثر مردم موضوعات ساده و ابتدایی را با مکالمه تلفنی بیان می‌کنند و برای موضوعات کامل‌تر و پیچیده‌تر ترجیح می‌دهند یک جلسه حضوری داشته باشند.
شرکت در کلاس‌های آموزشی، کلید بهبود مکالمه تلفنی زبان انگلیسی
تعامل با افراد مختلف همیشه دغدغه افرادی است که در حال یادگیری زبان انگلیسی هستند. حال اگر بخواهید تعاملات خود را از طریق مکالمه تلفنی انجام دهید، این موضوع پیچیده‌تر شده و به مهارت‌های بیشتری نیاز خواهید داشت. در ابتدا و انتهای مکالمه تلفنی انگلیسی مانند زبان‌های دیگر باید تشریفاتی به جای بیاورید که همگی آنها دارای اصطلاحات خاصی هستند. در این مطلب به برخی از مهم‌ترین آنها اشاره کردیم که می‌توانید در مکالمات روزمره و تجاری خود از آنها استفاده کنید. علاوه بر این، شرکت در کلاس آنلاین زبان انگلیسی به شما کمک می‌کند که با این اصطلاحات آشنا شوید. موسسه ملل برگزار کننده کلاس‌های آنلاین در سطوح مختلف است که برای دریافت مشاوره می‌توانید با ما در ارتباط باشید.
